溆浦县龙潭爱心协会资料管理条例

溆浦县龙潭爱心协会资料管理条例

第一章 总则

第一条 为了明确溆浦县龙潭爱心协会（以下简称本协会）所有资料管理，特制定本条例。

第二条 本条例适用范围为溆浦县龙潭爱心协会所有资料。

第二章 资料的定义及保管期限

第三条 本条例中所指的资料包括但不仅限于会员入会申请表、理事会议纪录、会员代表大会会议记录、活动签到表、受助人资料表、各类财务报表。

第四条 保管年限：

（1） 入会申请表纸质版保管期限三年，电子版无需保管；

（2） 理事会议纪录纸质版保管期限三年，电子版保管期限长期；

（3） 会员代表大会会议记录保管期限六年，电子版保管期限长期；

（4） 活动签到表纸质版保管期限一年，电子版无需保管；

（5） 各类财务报表，按《民间非营利组织会计制度》执行；

（6） 其它资料纸质版保管期限三年，电子版保管期限长期。

第三章 资料保管职责人

第五条 财务报表由财务组管理。

第六条 入会申请表，各会议记录等资料由办公室管理。

第四章 资料保管的年检

第七条 每年十月份，由理事会组织开展资料保管工作的年检。

第八条 对于在年检中不合格的项目，负责人员需在三十天内完成整改。

第五章 附则

第十三条 本条例在二0一八年五月二十七日理事会议中通过。

第十四条 本条例的解释权归溆浦县龙潭爱心协会理事会。